DATA RH
Ministere de l’interieur
⏳ Un recrutement trop long
Le processus s’étend de 3 à 6 mois, pouvant atteindre 12 mois, rallongeant l’attente et l’incertitude
❌ Manque de visibilité
Candidats et recruteurs n’ont pas d’informations claires sur l’état d’avancement des candidatures
🔄 Une gestion RH complexe
La dispersion des données rend le suivi administratif lourd et inefficace
Contexte
Le projet vise à améliorer la communication et la transparence entre les candidats, les recruteurs et le Bureau des Ressources Humaines (BRH) au sein de la DTNUM. Actuellement, la dispersion des informations et le manque de visibilité sur les délais et les étapes du recrutement entraînent des frustrations et des inefficacités. En centralisant les données et en fluidifiant les échanges, l’objectif est de rendre le processus plus clair, réactif et efficace pour l’ensemble des acteurs impliqués.
Problématique
« En tant qu’agent du BRH, je perds du temps à saisir en double certaines données et mettre à jour la même information dans plusieurs fichiers. De plus, je n’arrive pas à avoir une vision globale sur le processus de recrutement et à croiser les informations des différents fichiers. »
« En tant que candidat, je n’ai pas de visibilité sur ma candidature déposée car je ne suis pas assez informé. »
« En tant que recruteur, je manque de transparence quant aux délais de recrutement qui me semblent longs. »
quelques visuels :
Cible
Les candidats 🏆
En attente de plus de transparence et de réactivité dans le suivi de leur recrutement.
Les recruteurs 👥
Besoin d’une meilleure visibilité sur l’avancement des candidatures pour optimiser leur gestion.
Le BRH 🏢
En quête d’une gestion plus fluide et centralisée pour gagner en efficacité.
Rôles et responsabilités
UX Designer
Nous étions trois UX Designers et avons garanti une approche centrée utilisateur, avec nos recherches utilisateurs et nos analyses pour optimiser l’expérience.
Coach
Le coach guide l’équipe vers l’impact en questionnant, en challengeant et en facilitant. Il aide à fixer des objectifs, à tester rapidement et à ajuster le rythme selon la maturité de l’équipe.
Intrapreneur
L’intrapreneur porte la vision produit et son développement. Expert du sujet, il allie stratégie et action pour innover et mobiliser son organisation.
Développeur
Le développeur code, participe aux ateliers sur les hypothèses et aux tests pour ajuster les solutions techniques.
Périmètre et contraintes
🔒 Sensibilité des données
La gestion des informations des candidats et des recrutements impliquait des contraintes légales et de confidentialité, ce qui limitait certaines solutions possibles.
👥 Multiplicité des parties prenantes
Il fallait prendre en compte les besoins de trois profils très différents (recruteurs, candidats et BRH), chacun ayant des attentes et contraintes spécifiques.
⏳ Rigidité des processus RH existants
Les processus de recrutement étaient lourds, avec de nombreux intermédiaires et une gestion administrative complexe.
🛠️ Outils déjà en place peu optimisés
Les outils n’étaient pas pensés pour une expérience utilisateur fluide, et les recruteurs jonglaient avec plusieurs outils en parallèle.
Processus
Dans ce projet, nous avons principalement travaillé sur les phases d’investigation et de conception, en menant des recherches utilisateurs et en explorant des solutions adaptées aux besoins identifiés..
Le processus Startup d’État de beta.gouv.fr suit ces étapes :
🕵️♂️ Investigation – Analyse du problème
✏️ Conception – Identification de pistes de solutions
🏗️ Construction – Développement d’une première version testable du service
🚀 Accélération – Déploiement du service à plus grande échelle et enrichissement de ses fonctionnalités.
🔄 Pérennisation – Intégration du service dans l’administration pour assurer sa continuité.
Investigation
L’investigation nous a permis d’identifier les points de friction dans la gestion RH, notamment en analysant les retours des utilisateurs et en explorant des solutions pour améliorer la communication et l’expérience des candidats.
ENTRETIENS
5 entretiens recruteurs et 5 entretiens candidats
QUESTIONNAIRES
2 questionnaires : 1 pour les recruteurs et 1 pour les candidats
ATELIERS
3 atelier d’idéations
Analyses
Service blueprint : Analyse du Processus de Recrutement
Le service blueprint nous a permis de cartographier le processus de recrutement en identifiant les étapes clés, les problématiques rencontrées, ainsi que les acteurs impliqués et leurs actions. Cet outil a été essentiel pour visualiser les interactions entre recruteurs, candidats et services RH, détecter les points de friction et proposer des améliorations adaptées.
Persona recruteur :
Persona candidat :
Atelier d’idéation
Lors de cet atelier d’idéation pour les candidats, nous avons réfléchi à comment améliorer la communication avec le BRH et les recruteurs.
Les idées qui sont ressorties :
- Regrouper les informations à transmettre aux candidats par catégories, avec des explications.
- Partager le parcours de recrutement et la grille salariale
- Alléger le dossier de recrutement
- Réduire les intermédiaires
- Enfin, nous avons réfléchi à la manière d’améliorer la communication entre le BRH et les recruteurs, avec des échanges simplifiés par mail, en direct, ou par téléphone
Tests utilisateurs
À la suite des tests utilisateurs menés auprès de 5 agents BRH, le prototype RecrutFlow a été amélioré afin de mieux répondre aux usages métier. La version finale intègre une hiérarchisation claire des relances, des feedbacks visuels systématiques après les actions clés et une meilleure structuration de la fiche candidat, réduisant la charge cognitive. Ces améliorations ont permis de renforcer la lisibilité du suivi des recrutements, de faciliter la priorisation des tâches et d’optimiser l’efficacité des agents BRH au quotidien.
Conclusion
Ce projet montre l’importance de confronter une solution aux usages réels dès les premières phases de conception. Les tests utilisateurs ont permis d’affiner RecrutFlow pour mieux répondre aux contraintes des agents BRH, en améliorant la clarté, la priorisation et le confort d’utilisation. Il illustre la valeur d’une démarche UX itérative appliquée à des outils RH complexes.