Émilie Lefebvre
Animatrice en EHPAD, persona principal
- Besoins
- Des intervenants fiables, gérer ses activités, les retours d'autres animatrices
- Frustrations
- Des intervenants décevants, le manque de temps, un budget restreint
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Marinette& Co
Trouver le bon intervenant pour les résidents d'EHPAD, sans y passer des heures.
- Cadre
- Projet de fin de Mastère, pour un vrai client
- Mon rôle
- UX designer, en binôme avec Benoît
- Durée
- Du 14 octobre au 20 novembre 2024
- Livrables
- Recherche, atelier, prototypes V1 et V2
Le problème
Les animatrices trouvent leurs intervenants surtout par bouche-à-oreille, sans garantie de fiabilité.
Ce que j'ai fait
Recherche, atelier avec le client, puis 4 fonctionnalités prototypées et testées.
Le résultat
Les 5 testeurs recommanderaient la plateforme à un proche.
La question de départ
Comment faciliter la mise en relation entre animateurs d'EHPAD et intervenants fiables, tout en répondant aux besoins de planification d'activités adaptées aux résidents ?
Marinette & Co est une plateforme qui aide les animateurs d'EHPAD à trouver et réserver des intervenants pour leurs activités. Nous avions cinq semaines pour repenser son expérience, du kick-off avec le client jusqu'à une V2 du prototype.
Le terrain,
en trois chiffres.
7500
EHPAD en France en 2024, dont 80 % proposent des activités régulières.
1 pour 80
Un animateur pour 80 résidents en moyenne : le temps manque.
84%
des animateurs choisissent leurs intervenants par bouche-à-oreille et par leur réseau.
Enseignement clé
Trouver un intervenant fiable repose sur le réseau personnel, alors que les animateurs ont très peu de temps.
Le benchmark
Live Arts
Concurrent direct
+ 1 500 intervenants, outil de planification
− Surtout art et bien-être, répartition inégale
Farandole Spectacle
Concurrent direct
+ Large choix d'activités
− Simple annuaire, sans réservation, fiabilité variable
Colette
Concurrent indirect
+ Lien régulier entre jeunes et seniors
− Limité à certaines grandes villes
Arbitrage
Miser sur ce que personne ne combine : un réseau d'intervenants vérifiés par les animateurs eux-mêmes, et la réservation directe.
La recherche.
3
questionnaires
Animateurs, intervenants et utilisateurs actuels de la plateforme.
5
entretiens
Quatre animatrices de 40 à 55 ans et un intervenant du spectacle.
5
hypothèses
Intervenants conseillés, gain de temps, vue centralisée, filtres, usage intuitif.
🌹 Ce qui marche
- Les filtresUtiles, notamment par département.
- Les échangesDes moments de partage authentiques entre intervenants et résidents.
🌵 Les frustrations
- La fiabilitéCertains intervenants ne sont pas à la hauteur.
- Le budgetSouvent restreint.
- L'organisationCompliquée quand plusieurs animateurs travaillent ensemble.
🌱 Les opportunités
- Plus de filtresDurée, dates de disponibilité.
- Des recommandationsSur l'intervenant et le déroulé de l'activité.
- Le dialogueÉchanger directement avec l'intervenant sur la plateforme.
Ce que les animatrices veulent vraiment
Job to be doneRéserver une activité sans se soucier de la fiabilité de l'intervenant
Job to be doneSuivre l'activité et échanger facilement avec l'intervenant
Job to be doneAffiner ses recherches pour trouver l'intervenant idéal
Éric Martel
Intervenant du spectacle, persona secondaire
- Besoins
- Faire ses prestations, se faire découvrir, plus de reconnaissance
- Frustrations
- Difficile de se faire accepter et de se constituer un réseau
L'atelier avec le client
Deux heures en visio, avec une animatrice et les deux clients. Benoît et moi animions.
10'Ice breaking
10'Intro
30'Brain post-it
60'Matrice d'impact et vote
5'Clôture
Une idée par post-it, puis regroupement des idées proches en thèmes :
- Partage entre animateurs
- Recherche d'intervenants
- Bénévolat
- Organisation
- Calendrier
- Suivi animateur
Décision
La matrice d'impact et le vote ont fait émerger 4 fonctionnalités, ajustées ensuite avec le client.
Quatre réponses
concrètes.
Des filtres qui parlent métier.
Budget, durée, localisation, public cible, objectif, matériel, et surtout "recommandé par" une autre animatrice.
La fiabilité devient un critère de recherche, pas un pari.
Parler à l'intervenant, directement.
Page intervenant, recommandations et commentaires d'autres animatrices, et une discussion intégrée à la réservation.
Plus besoin de passer par le téléphone ou le mail pour une question.
Des fiches d'activité prêtes à l'emploi.
Pour préparer un atelier sans repartir de zéro.
L'animatrice gagne du temps de préparation, là où il manque le plus.
Un planning partagé.
Planifier, consulter et gérer toutes les activités prévues, avec un code couleur par type d'activité.
Une réponse directe aux difficultés d'organisation entre plusieurs animateurs.
Les tests.
5 personnes à distance les 8 et 9 novembre : 4 animatrices d'EHPAD de 35 à 48 ans, venues de quatre départements, et un développeur. Quatre tâches, de la recherche d'une activité recommandée jusqu'à la réservation.
Page activité
81,4
Réservation
79,3
Filtre
77,0
Planning
71,7
5/5
donnent la note maximale quand on leur demande s'ils recommanderaient le site à un proche
4/4
fonctionnalités jugées au moins "bonnes" en score d'utilisabilité (UMUX-Lite, équivalent SUS)
Ce qu'on a appris.
Filtre
- Jugé utile
- Bouton et nouvelles catégories peu visibles
- Il manque des catégories
- Manque de couleur
Réservation
- Réservation fluide
- Le déroulé de l'activité intéresse
- Choix du créneau et étapes pas toujours clairs
- Génération de devis et prix non modifiable
Planning
- Vue globale colorée appréciée
- Pas de raccourci vers l'activité
- Ajout ou modification difficile
- Manque de lisibilité
Ce que la V2 a changé
Constat
Le bouton filtre et les nouvelles catégories passaient inaperçus.
V2
Un bouton "Ajouter" bien plus visible.
Constat
Gérer la demande et le devis était compliqué.
V2
Une fonctionnalité "Générer un devis".
Constat
Le prix n'était pas modifiable, alors que le budget est serré.
V2
Négocier le budget directement dans la discussion.
Constat
Ajouter une activité au planning était difficile.
V2
Un bouton "+ Créer" dans le planning.
Ce que j'en retiens
Le prototype répond en partie à la question de départ, et c'est bien de le dire.
- ✓ La mise en relation avec des intervenants fiables
- ✓ La planification des activités
- ! Pas encore les besoins spécifiques : pathologies des résidents, objectifs des activités
Mes recommandations pour la suite : un atelier avec animateurs et intervenants pour enrichir les fiches d'activité, construire l'espace intervenant à partir de la recherche déjà menée auprès d'eux, et le tester avec de vrais intervenants.